스마트워크 바이블

새로운 시대에는 새로운 방식으로 일해야 한다
2019년까지만 해도 우리나라의 스마트워크 발전 속도와 수준은 미국과 유럽에 비해 5~10년 정도가 느렸다. 정보 통신 기술이 발전하며 디지털 노마드가 확산하고 밀레니얼 세대와 Z 세대가 사회에 진출하면서 스마트워크를 시도하는 기업이 많이 생겼지만, 사무실에서 얼굴을 마주하며 일하는 문화가 일반적인 한국에서 CEO와 중간 관리자들에게 스마트워크의 필요성은 확실히 고취되지 않았기 때문이다.
그러다 2020년, 코로나19로 전 세계가 팬데믹에 휩싸였다. 출입국이 통제되고 외출도 어려워지면서 수많은 기업이 간헐적 혹은 무기한 재택근무를 시작했다. 자연스럽게 출근이 전제인 업무 방식은 온라인 업무로 전환됐다. IT 기업은 물론 식품, 금융, 제조 및 자동차 분야 기업들까지 스마트워크를 시행하거나 도입을 고려하며 온오프라인 교육을 시행 중이다. 한국의 스마트워크는 10여 년 앞서 있던 미국과 유럽을 몇 개월 만에 따라잡았다. 그리고 이 선두에 ‘스마트워크 디렉터’ 최두옥이 있었다.
국내 유일 스마트워크 디렉터인 최두옥 저자는 10년 전부터 미국과 유럽에서 스마트워크 경험을 쌓고 우리나라 기업에 새로운 업무 시스템을 도입해서 성공적으로 운영할 수 있도록 도왔다. 《스마트워크 바이블》은 저자가 그동안 축적한 경험과 사례, 인사이트를 고스란히 담은 첫 책이다. 이 책을 통해 앞으로 필요한 새로운 경영과 업무 방식, 우리의 일터에 적용할 혁신 전략을 안내한다. 사회와 조직이 더욱더 빠르게 개인화되고 새로워지는 세상에서 우리의 일터도 효율적이고 전략적으로 바뀔 수 있다.

사람을 바꿀 것인가, 일하는 방식을 바꿀 것인가?
기업에서 문제를 해결할 수 있는 방식은 2가지다. 하나는 문제와 관련한 사람들에게 책임을 묻는 것이다. 사람을 바꿔서 문제가 해결될 수 있다면 꽤 쉽고 빠른 방법이다. 하지만 사람을 바꿔도 문제가 지속된다면 기업은 시간과 비용을 낭비하게 된다. 다른 하나는 업무 프로세스를 바꾸는 것이다. 이때 ‘실패 부검’을 한다. 각 담당자가 업무 과정을 복기해서 이슈를 공유하고 문제의 근본 원인을 찾아낸다. 이 과정이 전자보다 시간이 걸리더라도 문제 해결과 개선의 여지가 훨씬 높아진다.
시스템을 바꾸면 사람도 저절로 바뀐다. 이때 조직에는 명확하고 예외 없는 원칙이 필요하다. 조직의 목표가 뚜렷하면 구성원은 무엇을 어떻게 일해야 할지 헷갈리지 않고 동기 부여가 된다. 이 목표를 달성하는 데 결정권자들이 불합리한 예외를 두지 않는다면 누구나 조직의 원칙을 지킨다. 이로써 개인의 성과, 조직의 성공률이 높아진다.
일은 책임만 있는 벌칙이 아니라 미래를 위한 하나의 과정이다. 자율과 효율이 중심이 되어 개인과 조직의 성과를 극대화하는 회사가 인재를 끌어당기고 시대에 발맞출 수 있다. 스마트워크는 팀과 조직의 실패율을 낮추고 성공률을 높이는 데 가장 최적화된 일 방식이다.

시간, 공간, 사람의 한계를 뛰어넘는 스마트워크의 모든 것
★ 업무의 디폴트가 오프라인에서 온라인으로: 리모트워크
‘출퇴근=일’이라는 고정 관념을 버리면 기업에 성과 중심의 문화가 긍정적으로 자리 잡는다. 직원이 1,000여 명인 ‘오토매틱’이라는 미국 기업은 본사 사무실을 없애고 100% 리모트워크로 운영된다. 많게는 하루 4시간 이상 출퇴근 시간을 아끼고, 직원이 외부의 방해 없이 업무에 몰입할 시간이 생기기 때문이다.
이런 경우는 IT 기업뿐만이 아니다. 현재 프랑스 파리를 선두로 이탈리아의 밀라노, 호주의 멜버른, 캐나다의 오타와, 덴마크의 코펜하겐, 네덜란드 유트레히트 등이 ‘15분 도시’를 콘셉트로 직원 거주 거점 도시를 만들고 있다. 우리나라에서는 LG, SK 등의 대기업이 채용과 인턴십 업무를 온라인으로 시도하는 중이다.

★ 단순한 작업 공간에서 생산성 높은 협업 공간으로: 스마트 오피스
사무실은 더 이상 기계적으로 분할된 고정적 공간이 아니다. 사람이 편안하게 일하도록 돕는 공간으로 바뀌고 있다. 회의 증가, 협업 대상의 다양화, 조직 구조와 개인의 개성, 탄력적 업무 시간과 공간, 개인의 역량이 큰 이유다. 업무 형식이 아니라 업무 활동에 따라 공간이 결정되는 스마트 오피스는 직원들이 필요로 하는 공간을 자유롭게 사용할 수 있도록 한다.

A사는 업무에 따라 자리를 선택하는 ‘자율좌석제’를 채택해 개인 책상이 따로 없다. 대형 테이블, 독립 공간, 개인 책상, 서서 일하는 곳 등 공간이 다양하게 구성돼서 원하는 자리에 앉아 노트북으로 일을 하면 된다. 각자의 자리가 사라진 후 회사에 개인 물품과 종이 사용이 줄어들면서 총무팀은 사무용품 구비가 아니라 전문적인 경영 업무를 하게 됐다.
B사는 대형 라운지를 만들었다. 여기에서 누군가는 일을 하고 누군가는 미팅을 한다. 라